常にとは？/ セントラルファイナンス
[ 629] 文具王の「B-Hacks！」：ファイリングのコツ――インデックスは、常に「仮」 - ITmedia Biz.ID
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0711/14/news012.html
|
書類のファイリングに便利なインデックス用シール。書類を分類するための見出しをつけるためにチョウチョ型のシールを使った人も多いはず。しかし、この習慣はすぐにでも変えるべきだ――。 インデックスや見出しと言えば、チョウチョ型のシール。両方の羽にあたる部分を折りたたんで貼り付けるシールを思い浮かべる人は多いのではないだろうか。しかし、この習慣はすぐにでも変えるべきだ、と筆者は思う。 筆者が使っているのは住友スリーエムの「ポスト・イット」。しかも「フラッグ インデックス」と呼ばれるシリーズだ。半透明のフィルム状の付せんで、ケースから1枚ずつ取り出せるようになっている。 二つ折りにする必要もなく簡単に貼れるし、普通の付せんと同様にはがせるので、ずれたり傾いたりしても貼り直せるから気楽だ。また、紙に比べて丈夫で、インデックスとして突出する部分以外は透明のため、貼っても書類の文字などを隠すことが無く、そのままコピーを取ってもほとんど写り込まない。それだけでも充分、従来型のインデックスよりも使いやすいが、インデックスを自由に貼り直せるということは、それ以上に重要な意味を持つ。 少し分類学の話をしよう。たとえば、生物を植物と動物に、そしてさらに動物をほ乳類や爬虫類、鳥類――と、分類することに何の違和感も感じないが、しかしその分類は最初っから存在したわけではなく、「現在の」地球上の動物を「現時点で最も主流な」方法で分類したにすぎない。 時代が変われば、そこにはまた別の分類が必要になってくる。当然だが生物は、分類のために進化の枝を広げたわけではなく、生存のために進化した。その結果起こった多様化を整理するためにラベリングし、分類しているだけなのだ。さまざまな特徴を持つ集合が先にあって、分類はその後で発生する。分類が確定した時点で、「現在まで」の物として固定化されるわけだ。あくまで現在までのことだから、これから先、生物を分類するのにどんな分類項目が必要になってくるのかは、筆者たちにはまだ予測もつかないのである。 これは、生物に限ったことではない。30年もさかのぼれば、そこには現在のような「PC」も「携帯電話」も存在しなかった。分類項目が用意されていたはずがない。分類項目は、整理したい事柄のダイナミズムに応じて変化していく。 多くのビジネスも“進化”の過程にある。エキサイティングに変化する分野ほどその傾向は大きいのではないだろうか。であれば、そんな業務で使うファイルのインデックスを固定化するのは、非効率なだけでなく、危険ですらある。分類が固定化されると、せっかくの「新種」を、すでに時代遅れの既存の分類に押し込んでしまいがちだ。分類は常に変化に対応できるしなやかさが必要なのだ。だからインデックスは、常に「仮」の状態である方がいいと筆者は考えている。 ちょっと大げさに書いたが、インデックスに付せんを使用するメリットは、あまり深く悩まなくても始められるところにもある。貼り直せるのだから、とりあえず頻繁に検索する項目から貼っていけばいいのだ。わざわざAからZまで全ての項目に見出しをつける必要なんてない。ほとんど用のない項目に、等間隔にインデックスを立てるのは時間の無駄だし、必要な項目から優先的にインデックスを立てることで、分厚い資料でも、一番活性度の高い部分がひと目で分かり、検索スピードも速くなる。 付せんだからいつだって貼り替えられる。その気楽さが貼る作業の心理的なハードルを下げ、実業務を加速する。そうしているうちに、自分にとって重要なカテゴリが分類された効率的なファイルができあがるはずだ。 住友スリーエムは、従来品より厚く幅広で耐久性に優れた「ポスト・イット フラッグ 丈夫な見出し」「ポスト・イット フラッグ 丈夫なインデックス」を発売した。従来品の厚さが0.07ミリだったのに対して、0.12ミリと70％以上厚みを増したことが特徴だ。 市販品とは異なるポスト・イットが使いたい──。東京ビッグサイトで9月4日に開幕した「第64回東京インターナショナル・ギフト・ショー秋2007」では、住友スリーエムがオーダーメイドのポスト・イットを展示していた。 読書法というのは奥が深く、なかなか決定版に巡り会えないものだ。今回は、さまざまな読書法の中から、何とか実践できている比較的ルーズな方法をご紹介する。 「読んだ本を忘れない5つの方法」に「図書館の本にポスト・イットを使うのは禁じ手」と反響が──。さっそくポスト・イットの注意点を国会図書館に聞いてみました。 付箋紙を持ち歩いて使う機会は多い。持ち歩きに便利な付箋紙から、一般的な付箋紙を持ち歩く専用ツールまで“付箋紙持ち歩き術”を紹介する。 アイデア創発の素振り：潜在市場の候補を大量に発見する方法「この製品、ほかの市場へ展開したい。どの分野に市場候補があるか、ざっと調べてくれ」。そんなことを、上司はあっさり言う。マーケティングの予算も人員もないけれど、短時間で網羅的に市場候補をピックアップできないだろうか。これをかなえる方法を紹介する。 不要データを完全消去 USBで使う“デジタル”シュレッダーコクヨS&Tは、USBポートに差してPC内のデータを完全消去するソフト「デジタルシュレッダー」を発売する。デスクトップ上のシュレッダーアイコンにドラッグ&ドロップして、不要なデータを完全に消去できる。 イベントや勉強会に参加しようと思っても、どこに行ったらいいかわからない。ブログを書いている人なら、こんなイベントはいかが？ ITと同じく簿記の世界はシステマチック。仕訳帳と総勘定元帳を作りながら、決算書が作成される過程を見ていきましょう |
セントラルファイナンスのサイトです。
