ルーティンワークとは？/ セントラルファイナンス
[ 389] ITmedia Biz.ID：ルーティンワークから効率化するToDoリストテクニック
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0612/06/news026.html
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ToDo管理で軽視されがちなルーティンワークですが、本当にそれでいいのでしょうか？ 仕事全体の効率化のために、まずはルーティンワークの効率化を考えてみます。 例えば、月末の経費清算から毎週実施するメールマガジンの作成、はたまた何かの記念日のプレゼント購入まで。私たちの仕事や生活の中には、数多くの繰り返しの作業が発生しています。にもかかわらず、こうした繰り返しの作業（つまりルーティンワーク）は、ToDo管理において軽視されがちのようです。でも、本当にそれでいいのでしょうか？ そこで、今回はそんな繰り返し作業、ルーティンワークをToDoリストで効率的に管理する方法をご紹介したいと思います。 多くの人は、ToDoリストを「特殊な作業のリスト」と捉えているかもしれません。そのせいか、これらの繰り返しの作業は「当たり前の作業」だからとToDoリストに入れないケースが多いようです。 紙の手帳では、ルーティンワークを日々の予定欄に書き込むと、書き込むスペースがいくらあっても足りなくなってしまいますし、何度も同じことを書き込むのは確かに無駄だったかもしれません。ただ、デジタルなToDoリストでは、紙面の制約はありません。紙の手帳の感覚で、リストに書き込む項目を最初から制限するのも変な話です。 とはいえ、デジタルなToDoリストでも、分かりきっている作業だからと思い込んでいると、記入するのが面倒になるのも当然です。ですが、普段は慣れている作業でも、ほかの仕事が忙しくなるとつい「あ、忘れていた」ということになりがち。まずはやるべきことは全て信頼できるシステムに落とすというGTDの基本（6月27日の記事参照）に則って、繰り返しのルーティンワークもToDoリストに入力してみましょう。 もちろん、繰り返しの作業だからといって、1つずつ同じ作業をToDoリストに入力するのは面倒です。特に毎週の作業を1つずつ別のToDoとして入力すると、リストに同じToDoがたくさん並ぶことになりますから、リストの使い勝手の意味でも無駄が多いでしょう。 そんな場合は、直近の締切日でToDoを1つ作成し、作業が完了したら、そのToDoを編集や複製して次の締切日で作成するというのを癖にするのをお勧めします。以前、「『締め切りを守る人』と言われるようになる――ToDoリスト3つのワザ」でご紹介した、締め切りのたびに編集するというのを繰り返しの作業に適用するイメージです。 ルーティンワークのToDoを作成する上で特にお勧めしたいのは、ToDoのメモ欄などにその作業のマニュアルを記入してしまう方法です。 マニュアルといってもおおげさなものではありません。あくまで手順書、つまり実際に実施する作業を手順を追って箇条書きにするだけで十分です。例えば、月末のデータ集計をする場合、筆者は下記のようなマニュアルを作成しています。 簡単な作業であれば「こんなリストは作らなくても忘れない」という方も多いかもしれませんが、人間の脳は案外に信用できないものです。慣れている作業でも、やっているうちにほかのことに気が散ってしまったり、寄り道をしてしまったりすることも多いでしょう。 普段からルーティンワークについては、このような箇条書きのメモを作成しておくことで、その作業をやっている最中には集中して処理をする癖をつけるようにしましょう。また、いざほかの人に作業を頼まなければいけないときにも、この部分を転送することで簡単に依頼できるのもポイントです。 ルーティンワークは、日々繰り返しているうちに慣れてしまいますから、逆に何となく非効率なまま放置されてしまうケースも少なくありません。ルーティンワークを全てToDoリストに落としてみること――簡単なようでいて実は「仕事の効率化」の重要な第一歩なのです。 NTT、ITコンサルを経て、現在はアリエル・ネットワーク株式会社プロダクト・マネジメント室マネージャ。ビジネスパーソンの生産性向上のためのソフトウェアの企画・開発やコンサルティング業務に従事するほか、グループウェアやブログ、仕事術などに関する執筆・講演活動を行っている。ブログは「ワークスタイル・メモ」と「tokuriki.com」 ひとくちにToDoリストといっても、使い方はさまざま。今回はシーン別に各種ToDoリストをご紹介する。文末には国内外のサービスやソフトを厳選したリストも掲載した。 アイデア創発の素振り：潜在市場の候補を大量に発見する方法「この製品、ほかの市場へ展開したい。どの分野に市場候補があるか、ざっと調べてくれ」。そんなことを、上司はあっさり言う。マーケティングの予算も人員もないけれど、短時間で網羅的に市場候補をピックアップできないだろうか。これをかなえる方法を紹介する。 不要データを完全消去 USBで使う“デジタル”シュレッダーコクヨS&Tは、USBポートに差してPC内のデータを完全消去するソフト「デジタルシュレッダー」を発売する。デスクトップ上のシュレッダーアイコンにドラッグ&ドロップして、不要なデータを完全に消去できる。 イベントや勉強会に参加しようと思っても、どこに行ったらいいかわからない。ブログを書いている人なら、こんなイベントはいかが？ ITと同じく簿記の世界はシステマチック。仕訳帳と総勘定元帳を作りながら、決算書が作成される過程を見ていきましょう |
[ 390] ITmedia Biz.ID：ルーティンワークを日々効率化する「ToDoリストタイマー術」
[引用サイト] http://www.itmedia.co.jp/bizid/articles/0612/20/news034.html
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毎回同じような作業になるルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているのか――。“慣れの罠”を回避する「ToDoリストタイマー術」をご紹介します。 これまで2回にわたり、ルーティンワークを処理する上で、ToDoリストをリマインダーとして、またはマニュアルとして活用する方法をご紹介しました（関連記事その1／その2）。今回は「慣れの罠」についてお話しましょう。 ルーティンワークを毎回処理し続ける上で陥りがちなのが「慣れの罠」です。もちろん、ルーティンワークを繰り返して回数こなし、慣れることは非常に重要ですが、ある程度慣れてしまうと、ついそれ以上の効率化をすることに怠けがちになります。 とはいえ、毎回毎回同じことを処理する必要があるのがルーティンワーク。そこに自分の時間がどれだけ取られているか――ということは、もっと意識してもいいのではないかと思います。 まず、何はともあれ実行してほしいのは、繰り返しの作業を1回にどれだけ時間がかかっているのか計測するということです。 また、筆者が使っている「アリエル・マルチスケジューラ」のように、ToDoのステータスを開始や完了にした時間がログとして残るソフトを利用すれば、そのログから作業時間を把握することも可能です。 というように、やりやすい方法で作業時間を計測してみてください。図ってみると意外なほど時間がかかっている作業、かかっていない作業というのが出てくると思います。 もちろん、一言でルーティンワークといっても全く同じ作業の繰り返しではなく、日によって処理する件数が変わったり、内容によって作業時間が変わるものも多々あります。 例えば筆者の場合、定期的なメール処理の作業も毎週件数が変わりますし、ブログや記事の執筆の場合はテーマによってかかる時間は大きく変わります。そういう意味では、1つ1つの時間を見て一喜一憂しても仕方がないのですが、まずはそれらの作業もある程度の回数の時間を計測し、大体の平均時間を出してみましょう。 もちろんこれも厳密な平均時間を取る必要はなく、大体で結構です。実際に作業時間を確保するという意味では、本当の平均時間というよりは大体の場合はこの時間に収まるという目標時間のほうが現実的かもしれません。 この手の記録もデジタルのToDoリストを利用すれば簡単です。作業時間をToDoの本文欄をメモするという手もありますし、Zoho Projectやマルチスケジューラのように簡易な工数管理機能を保有しているソフトウェアやサービスであれば、見積と実績の時間を一覧で比較することも可能です。 もちろんExcelやテキストファイルにメモをする形でも構いません。まずは自分の作業時間を大体把握するということに注力してください。それぞれのルーティンワークがどれぐらい時間がかかるものなのかという感覚を持っているかどうかというのが、自分の毎日・毎週の仕事の質を高める上で実は意外に効いてきます。 というのが皆さんに課された宿題です。もちろんトヨタの「カイゼン」よろしく、1分1秒を削るために血がにじむような効率化の努力をするまでの必要はありませんが、ルーティンワークの回数によっては、1つ1つの効率化が「将来の時間」を左右することになります。 これは極端な例かもしれませんが、意外に日々漫然と繰り返しているルーティンワークは改善の余地があるものです。もっと極端な話をいえば、そのルーティンワーク自体をシステムで自動化することができれば、その作業時間はゼロになります。その作業を、自分がやるよりもっと短い時間でこなすことができる他人に頼むという手もありますし、ひょっとしたらそもそもその作業やることを止めてしまう、というのが最善の選択の場合もあります。 それぞれのルーティンワークは本当に自分に必要なのか、どうすればルーティンワークにかける作業時間を短くすることができるのか、是非定期的に見直すようにしてください。 もちろん、ルーティンワークの効率化だけに、日々の全エネルギーを傾けてしまっては本末転倒。限りある自分の時間をクリエイティブで楽しい仕事に振り向けることができるようにするためにも、まずは「日々のルーティンワークからちょっとずつ見直す」――というのがお勧めです。 NTT、ITコンサルを経て、現在はアリエル・ネットワーク株式会社プロダクト・マネジメント室マネージャ。ビジネスパーソンの生産性向上のためのソフトウェアの企画・開発やコンサルティング業務に従事するほか、グループウェアやブログ、仕事術などに関する執筆・講演活動を行っている。ブログは「ワークスタイル・メモ」と「tokuriki.com」 ToDoリストにタスク名だけを箇条書きするのも方法だが、プラスアルファの要素を使えば仕事を効率化できることも。この機会にToDoリストのオプション機能を見直してみよう。 ToDo管理で軽視されがちなルーティンワークですが、本当にそれでいいのでしょうか？ 仕事全体の効率化のために、まずはルーティンワークの効率化を考えてみます。 アイデア創発の素振り：潜在市場の候補を大量に発見する方法「この製品、ほかの市場へ展開したい。どの分野に市場候補があるか、ざっと調べてくれ」。そんなことを、上司はあっさり言う。マーケティングの予算も人員もないけれど、短時間で網羅的に市場候補をピックアップできないだろうか。これをかなえる方法を紹介する。 不要データを完全消去 USBで使う“デジタル”シュレッダーコクヨS&Tは、USBポートに差してPC内のデータを完全消去するソフト「デジタルシュレッダー」を発売する。デスクトップ上のシュレッダーアイコンにドラッグ&ドロップして、不要なデータを完全に消去できる。 イベントや勉強会に参加しようと思っても、どこに行ったらいいかわからない。ブログを書いている人なら、こんなイベントはいかが？ ITと同じく簿記の世界はシステマチック。仕訳帳と総勘定元帳を作りながら、決算書が作成される過程を見ていきましょう |
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